Passar por auditorias fiscais e contábeis exige muito cuidado com a preparação da documentação. A organização dos dados, a disposição das informações e a correção do que será apresentado ao Fisco são questões que contam muito para o resultado positivo do processo de auditoria.
Entretanto, o procedimento ainda está sujeito a erros inerentes à intervenção humana. Podem ser falhas na hora de registrar a informação, travas na transmissão de dados, uso de ferramentas menos apropriadas ou até mesmo outros problemas externos capazes de comprometer o processo.
Em virtude de todas as variáveis que as auditorias envolvem, surgiu a solução conhecida como Auditoria SPED. Confira alguns detalhes e saiba como ela funciona!
Auditoria SPED — conceito
Auditoria SPED é um processo digital que verifica a adequação de seus documentos contábeis e fiscais. É como se fosse uma análise antecipada que valida toda a sua documentação por meio do cruzamento de dados e outras metodologias que permitem o exame das informações.
Esse processo ajuda a antever possíveis erros que aconteceriam caso a apresentação dos documentos fosse feita diretamente para o órgão fiscalizador. Consequentemente, há economia de recursos e de tempo da equipe, possibilitando correções e melhorias prévias.
Possibilidades para a auditoria
Muitos gestores se perguntam que tipo de serviços uma auditoria SPED possibilita. A ferramenta pode realizar a análise e a fiscalização de documentos por meio da verificação de arquivos digitais, usando regras criadas e atualizadas constantemente, bem como cruzamentos entre dos diversos tipos de obrigações acessórias.
O mecanismo também permite a comparação do que está sendo auditado com a legislação vigente, contribuindo para a observação quanto às mudanças na legislação.
Os profissionais ainda podem contar com o apoio de diversos relatórios que auxiliam durante análises mais aprofundadas do processo. Esse material também é uma maneira de registrar o trabalho feito e de documentá-lo de forma mais organizada.
Análises mais estratégicas
A auditoria SPED também contribui para que o processo de verificação seja, de fato, uma atividade agregadora que permita não apenas o controle, mas o aperfeiçoamento das atividades.
Assim, a metodologia possibilita que seja feito o que se chama de Compliance Fiscal, que é o tratamento das informações fiscais com o máximo de transparência e prestação de contas a todos os atores envolvidos.
Quando o processo é feito de maneira a aproveitar o que se pode produzir por meio dele, é possível tomar decisões mais acertadas, de forma que as escolhas sejam feitas de maneira estratégica.
A auditoria começa a ser vista como um momento que gera valor para a instituição, e não como uma etapa desgastante e mecânica que visa a encontrar erros e inconformidades.
Fim das barreiras físicas
Outro fator que faz com que a auditoria SPED seja uma alternativa bem aceita pelo mercado é o fato de que ela pode ser feita 100% virtualmente. Ou seja, não é preciso deslocar equipes de profissionais, preparar a documentação ou dedicar dias inteiros a essa verificação.
Por meio de sistemas virtuais, as máquinas trabalham enquanto as equipes podem se dedicar a questões mais estratégicas que exijam, de fato, a interação humana.
Por exemplo, a solução que a BLB dispõe conta com aplicação via web, cuja verificação é feita com o apoio de linguagens de programação avançadas e seguras. O serviço também dispõe de robusta estrutura virtual de servidores que possibilita a escalabilidade no processamento de grandes massas de dados, tornando tudo mais ágil.
Compatibilidade com sistemas diversos
Algumas empresas também manifestam dúvidas sobre a compatibilidade da auditoria SPED com outros sistemas já adotados nas organizações. Essa é uma grande vantagem da ferramenta adotada pela BLB Brasil, pois ela é compatível com diversos tipos de tecnologias.
Outra vantagem é que o serviço é aplicável a todos os módulos do SPED (EFD – ICMS e IPI, EFD – Contribuições e ECD – Contábil).
Tratamento de grande volume de dados
Por usar tecnologias tão avançadas, a ferramenta foi criada para permitir a análise de grande volume de dados. O processo ocorre sem que o sistema trave ou fique lento, pois foi feito exatamente para esse fim.
O fato de que a empresa pode deixar a análise dos documentos a cargo da inteligência do próprio sistema, também contribui para a praticidade e a agilidade do processo. A estrutura do serviço foi pensada de forma a apresentar maior efetividade.
Suporte especializado e capacitado
Por ser um serviço totalmente digital, o auditor SPED da BLB, conta com suporte que auxilia no esclarecimento de dúvidas e na otimização dos dados gerados por meio dele.
Entende-se que a finalidade de uma auditoria não é de apenas gerar planilhas, gráficos e relatórios, mas, sobretudo, é importante que ela gere material que contribua para uma análise crítica daquilo que precisa ser feito, apontando erros, incorreções e oportunidades.
Por meio do suporte, que pode ser por e-mail ou telefone, é possível falar com a equipe dedicada a apoiar os clientes no uso e na leitura de dados conseguidos com a ferramenta.
Principalmente no início, quando as empresas ainda não estão habituadas a empregar toda a gama de possibilidades oferecida, pode haver uma subutilização do sistema. Se isso acontecer, basta entrar em contato com a equipe e perguntar sobre as melhores maneiras de usar a auditoria SPED, de acordo com o pacote contratado e a finalidade pretendida.
Inovação para auditar
Na busca por melhores soluções para as empresas, os gestores estão cada vez mais dispostos a testar novas ferramentas e a inovar em prol de bons resultados. Nesse sentido, é importante não apenas preparar fisicamente a empresa — com infraestrutura e softwares adequados — mas também com o treinamento e a capacitação das equipes.
Ter um olhar atento às novidades, buscar novas formas de fazer a mesma tarefa e encontrar meios cada vez mais eficientes de criar valor ao trabalho são atitudes que garantem retornos melhores e mais significativos para o mercado.
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