Veja como emitir o DANFE

Veja como emitir o DANFE

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Desde que a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) passou a substituir a emissão das tradicionais notas fiscais de papel, empresas e contribuintes tiveram de se adaptar a uma série de novas exigências que, por vezes, têm gerado muitas confusões.

DANFE é a mesma coisa que NF-e? DANFE é o XML? Existe diferença em relação ao DANFE on-line? Essas e outras dúvidas têm levado muitos contribuintes a confundir as emissões e até mesmo a forma de recebimento de arquivos, como é o caso do DANFE. Tal confusão pode ser justificada pela relação que os documentos fiscais acabam mantendo entre si.

Tendo isso em vista, todo gestor e empreendedor deve se familiarizar com o DANFE e com as vantagens que ele traz. Para acabar de vez com dúvidas e desentendimentos, vamos esclarecer neste post os principais pontos sobre o DANFE e como ele funciona. Confira:

O que é DANFE?

A NF-e é um documento que existe apenas digitalmente, sendo representada pelo arquivo eletrônico XML, que só pode ser lido por meio de sistemas e aplicativos no computador ou dispositivos móveis. Porém, há algumas situações que necessitam de uma cópia física da NF-e, e é aí que entra o DANFE.

A sigla DANFE, que significa Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, é uma representação gráfica simplificada do documento fiscal. Ou seja, é um documento impresso que contém as principais informações da Nota Fiscal Eletrônica.

É importante ressaltar que o DANFE não é uma nota fiscal e tampouco substitui a NF-e. Ele serve como um importante instrumento auxiliar para as informações referentes à circulação de mercadorias, o que facilita a consulta dos contribuintes no site da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) ou no ambiente da Receita Federal.

Principais funções

Entre as principais funções do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), destacam-se:

  • Contém uma chave de acesso de 44 dígitos e um código de barras que possibilita a consulta das informações da Nota Fiscal Eletrônica, além do download do arquivo em XML;
  • Acompanha a circulação de mercadorias e comprova a existência da NF-e, ou seja, durante toda a trajetória do vendedor até o destinatário, contendo informações básicas sobre a operação em curso (valores, emitente, destinatário, tipo de operação, data e horário de saída da mercadoria etc);
  • Representa a NF-e em casos de contingência, ou seja, quando o emissor da nota fiscal não conseguir uma conexão com os serviços da SEFAZ do estado do contribuinte — nesse caso, o DANFE deve ser impresso em um formulário de segurança; e
  • Auxilia na escrituração contábil de uma operação, no caso de o destinatário do produto não ser o emissor da Nota Fiscal Eletrônica.

Vale frisar que o DANFE deve ser impresso pelo emitente da nota fiscal antes da circulação da mercadoria. No caso do trânsito de mercadorias sem o documento contendo as principais informações da NF-e, a empresa poderá ser autuada em caso de fiscalização.

Além disso, o DANFE também pode ser usado no ato da entrega do produto ou serviço como comprovante da assinatura do destinatário, assegurando todo o processo da operação.

Diferença entre DANFE e DANFE on-line

Não existe nenhuma diferença entre DANFE e DANFE on-line ou web DANFE. DANFE on-line é somente a expressão utilizada para se referir à visualização do documento em algum sistema eletrônico que também serve para a sua impressão em papel.

Como proceder com o DANFE?

A recomendação da Receita Federal é de que o DANFE seja emitido pelo mesmo sistema que emitiu a Nota Fiscal Eletrônica. Isso evitará divergências nos dados informados entre os dois documentos, uma vez que a NF-e foi validada por meio de certificado digital que garante a autenticidade e segurança de suas informações.

O layout do DANFE deve seguir uma padronização estabelecida pela Receita Federal que consta no Manual de Integração do Contribuinte, disponibilizado no portal da Nota Fiscal Eletrônica. Ela inclui o tipo e o tamanho de papel no qual o documento precisa ser impresso.

Antes que a mercadoria circule, o emissor do documento deve imprimir o DANFE em quantas vias considerar necessário, desde que possua Autorização de Uso da NF-e. Além disso, o documento deverá ser impresso em papel comum, no tamanho mínimo A4 e máximo ofício 2.

Também, é possível imprimir em folhas soltas, formulário de segurança, contínuo ou pré-impresso. No caso de a transação comercial ser realizada fora da empresa, o DANFE poderá ser impresso em qualquer tipo de papel em tamanho menor do que uma folha A4, sendo chamado de “DANFE simplificado”.

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Como preencher o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica?

O DANFE deve conter as principais informações da Nota Fiscal Eletrônica. Dentre elas, a placa do veículo e transportadora, data e horário de saída entre outras. Além disso, o emitente pode utilizar o número de folhas que considerar necessário para a discriminação dos produtos transacionados. É permitido utilizar até 50% do verso para esse fim.

Em caso de ter mais de uma página, elas deverão ser numeradas e conter as seguintes informações:

  • O número total de folhas do documento;
  • A descrição (DANFE – Documento Auxiliar de Nota fiscal Eletrônica);
  • O número e a série da NF-e;
  • O tipo de operação (entrada ou saída de produtos);
  • A data e o horário da saída da NF-e da empresa emissora;
  • Os dados da empresa emitente do documento (razão social, CNPJ, Inscrição Estadual ou Inscrição Estadual do Substituto Tributário, se houver, e endereço);
  • Os dados da empresa destinatária do documento (razão social, CNPJ, Inscrição Estadual e endereço);
  • A quantidade e descrição dos produtos;
  • O Código NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul);
  • Os dados da empresa transportadora e do tipo frete;
  • Os valores e impostos incidentes na operação;
  • A chave de acesso (com 44 dígitos); e
  • O código de barras (unidimensional).

Emissão do DANFE em contingência – FS

Quando o sistema emissor da NF-e do contribuinte não consegue se conectar ao sistema da Secretaria da Fazenda, ocorre o que é chamado de casos de contingência, em que o DANFE não pode ser impresso em papel comum. Nesse caso, é necessário utilizar o Formulário de Segurança (FS-DA).

Assim, o DANFE deve ser impresso em FS-DA em duas vias e contendo a informação DANFE em contingência, impresso em decorrência de problemas técnicos. Enquanto a primeira via deve ser arquivada pelo emissor, a segunda precisa ser enviada ao destinatário junto com a mercadoria.

Os casos de emissão de NF-e em contingência devem ser transcritos no livro de Registro de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência (modelo 6). Tais anotações devem conter:

  • O motivo que ocasionou a emissão em contingência;
  • A quantidade de Formulários de Segurança utilizados;
  • O período da contingência (data e hora de início e término); e
  • A numeração e a série das NF-e emitidas nesse período.

Emissão do DANFE em contingência – DPEC

Já nos casos do DANFE em contingência feitos com a Declaração Prévia de Emissão em Contingência (DPEC), há a possibilidade de emissão em papel comum, contendo a informação de que a emissão foi feita em DPEC. Essa é uma alternativa de impressão do Documento Auxiliar de Nota fiscal Eletrônica nos casos de contingência que dispensam o uso do Formulário de Segurança.

O DANFE pode conter informações adicionais?

O emissor do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica está autorizado a inserir outras informações que sejam julgadas importantes, como dados mais específicos dos produtos e do transportador, por exemplo. A única recomendação é que, nesse caso, as informações adicionais não ocupem mais de 50% do verso da folha.

Além disso, o documento pode conter elementos gráficos, desde que a leitura do código de barras e das informações inseridas não seja prejudicada. Outra recomendação é que a posição de carimbos, enquanto a mercadoria está em trânsito, também deve ser feita no verso.

Como consultar DANFE on-line?

A empresa pode fazer essa consulta no próprio portal da NF-e ou no site da SEFAZ de origem do contribuinte. Esse acesso é feito por meio da chave de acesso do documento com os 44 dígitos. Assim, é possível visualizar as informações das NF-es.

Contudo, esse processo pode ser bastante oneroso, consumindo muito tempo se o contribuinte tiver um volume considerável de emissão de notas por dias ou por mês, por exemplo, pois terá que consultar uma de cada vez.

É importante saber que tanto a NF-e quanto o DANFE só ficam disponíveis para consulta e visualização no portal pelo período de 180 dias após a data da sua emissão. Depois desse período, a consulta é substituída pela versão resumida de apresentação das informações que identificam a Nota Fiscal Eletrônica, como número, data da emissão, CNPJ do emitente e destinatário, valor e status.

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Em razão disso, é recomendado que a empresa utilize sistemas de gestão e emissão de NF-e para realizar a consulta dos dados do DANFE online, bem como a gestão de suas notas, como veremos a seguir.

Como simplificar a emissão do DANFE?

Uma boa forma de simplificar não só a emissão do DANFE, mas também da própria NF-e, é optar por um sistema de gestão on-line. Dessa maneira, a empresa pode realizar todo o processo com bastante segurança. Inclusive, ele é bastante simples. Assim que a NF-e é emitida pelo programa emissor (em arquivo XML), ao mesmo tempo, o DANFE é emitido em formato PDF para impressão e para o envio por e-mail ao cliente.

O sistema que gera a NF-e se comunica com a SEFAZ e envia as informações da NF-e emitida. Em seguida, a Secretaria da Fazenda recebe as informações, faz a validação e autoriza a nota, gerando o XML e, simultaneamente, o DANFE para acompanhar a mercadoria.

Assim, a emissão de DANFE por um sistema de gestão on-line é muito mais rápida e prática, economiza tempo e reduz custos, possibilitando a otimização da rotina das atividades diárias.

O que fazer em caso de extravio do DANFE?

Caso ocorra o extravio do DANFE por qualquer motivo, a empresa emissora da Nota Fiscal Eletrônica deve reimprimi-lo e encaminhá-lo à transportadora da mercadoria. Vale ressaltar a obrigatoriedade de o documento acompanhar o transporte dos produtos até o destinatário.

Ou seja, o transportador não pode continuar transportando o produto daquela carga até que receba o documento reimpresso, pois corre o risco de em qualquer posto de fiscalização ter a mercadoria apreendida e ainda ser multado.

Quais as vantagens para o setor contábil?

Mais transparência

Por meio do DANFE, é possível consultar as Notas Fiscais Eletrônicas emitidas diretamente pela internet, no site da Receita Federal do Brasil ou da SEFAZ. O documento possui uma chave de acesso que assegura a conferência das informações e o acompanhamento da movimentação das mercadorias.

Redução de erros de escrituração

Como o DANFE pode ser utilizado na escrituração contábil, as possibilidades de inconsistências são reduzidas, já que o sistema emissor de NF-e é o mesmo para emitir o documento. Assim, há a diminuição de erros de escrituração devido à eliminação de equívocos na digitação.

Redução no tempo de parada

Como o DANFE é um documento simplificado das informações da NF-e, o tempo de parada dos caminhões é reduzido, principalmente em postos fiscais de fronteiras. Isso porque o código de barras e a sequência numérica possibilitam uma consulta rápida às informações da nota fiscal.

Planejamento logístico

Com todo o processo informatizado, o planejamento logístico passa a ser favorecido. Com o DANFE, o gestor pode acompanhar o trânsito de mercadorias em todas as etapas, desde a hora que o produto sai até sua chegada. Com a informação antecipada, o destinatário pode preparar o local de descarga e armazenamento, evitando problemas logísticos.

Melhoria da gestão financeira

Uma vez que a NF-e passa a ser gerada num ambiente virtual, é possível um melhor gerenciamento dos dados. Isso resulta em uma melhoria significativa da gestão financeira. Assim, além de otimizar os processos, é possível controlar de maneira mais fácil a escrituração contábil. Isso porque, com base nas notas fiscais enviadas e recebidas, os DANFEs podem ser guardados digitalmente, com cópias enviadas para a contabilidade.

Qual a importância do DANFE para as empresas?

Apesar de não ter a mesma validade jurídica e fiscal que a NF-e, o DANFE possui funções específicas que são muito importantes para as empresas. Com ele, é possível consultar e conferir as informações emitidas nas notas, verificar a devida autorização pela SEFAZ, recuperar os arquivos XML por meio da chave de acesso e mais. Além disso, ele é essencial para o transporte das mercadorias e também para comprovar suas entregas com a assinatura do recebimento no canhoto destacável.

Como você pode perceber, o DANFE on-line possui diversas características próprias que o distingue da Nota Fiscal Eletrônica, porém, suas funções não podem ser negligenciadas pelas empresas. Ele é um documento importante e precisa ser utilizado com conhecimento e responsabilidade, pois irregularidades no seu uso podem incorrer em multas e outros prejuízos.

E então, nossas informações sobre DANFE foram úteis? Compartilhe nas suas redes sociais e ajude outras pessoas que estão com dúvidas sobre a emissão e importância do DANFE!

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