Regime de caixa e regime de competência: veja as diferenças e saiba como usá-los

Regime de caixa e regime de competência: veja as diferenças e saiba como usá-los

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A diferença entre regime de caixa e regime de competência é uma questão relevante que influencia diretamente no cotidiano do setor contábil. Isso porque a contabilidade faz o registro da vida financeira de uma empresa e tais regimes oferecem diferentes pontos de vista sobre o negócio.

Sendo assim, podemos utilizá-los com objetivos distintos, fazendo com que cada um contribua à sua maneira e, dessa forma, tornando o retrato do que acontece na empresa mais próximo da realidade, como uma filmagem feita por diversos ângulos.

Pensando nisso, separamos logo abaixo as principais diferenças e usos desses modelos. Continue lendo e saiba tudo sobre regime de caixa e regime de competência. Boa leitura!

O que é um evento contábil?

Antes de explicarmos a diferença entre regime de caixa e regime de competência precisamos definir o que é um evento contábil. Essa noção é essencial para a compreensão dos modelos mencionados.

Na contabilidade, toda movimentação que afete ou possa afetar o patrimônio da empresa dá origem a eventos ou lançamentos contábeis. Isso ocorre em situações como compras, vendas, pagamento de salários, entre outros.

Nesse sentido, regime de caixa e regime de competência são maneiras diferentes de realizar o registro desses eventos.

De uma maneira mais sucinta, podemos dizer que o regime de caixa é um modelo mais simples de ser adotado, pois leva em conta as receitas e os gastos logo na data de recebimento ou pagamento, sem levar em consideração o momento em que as operações são realizadas.

Já o regime de competência é capaz de representar de maneira mais fiel a situação financeira em que a empresa se encontra, considerando os gastos quando são gerados, e não quando são pagos.

Essa seria uma diferenciação simples entre os conceitos, entretanto, sabemos que para um entendimento mais amplo é preciso ir além na definição. Sendo assim, prossiga e entenda a distinção entre os dois modelos feita de maneira mais aprofundada.

O que é o regime de caixa?

No regime de caixa o registro do evento se dá no momento em que ocorre a transação financeira, ou seja, é considerada a data de pagamento ou recebimento como se fosse uma conta bancária.

Para que isso fique mais claro, considere o seguinte exemplo: imagine que uma empresa comprou determinado produto com um fornecedor e optou por fazer o pagamento em duas parcelas, uma em 30 e outra em 60 dias. Nesse caso, com o regime de caixa, a compra com o fornecedor seria contabilizada apenas na data de pagamento da primeira parcela, ou seja, dentro de 30 dias. No mês seguinte, ao completar 60 dias, o outro lançamento seria realizado.

Isso também vale para os pagamentos do cliente, com as entradas sendo consideradas no ato e o restante depois de 30 dias, de acordo com o que for negociado.

Uma característica do regime de caixa é estar mais ligado ao fluxo de caixa. Por esse motivo, o modelo é comumente utilizado por gestores para fins de avaliação da situação financeira da empresa. O regime de caixa é adotado quando se observa somente a movimentação financeira da companhia.

Com ele, o gestor consegue visualizar com exatidão a movimentação de determinado momento. Basta acrescentar ou retirar valores do que se encontra no caixa quando as operações são realizadas, sem que haja previsões ou projeções.

Mantendo sob controle os recebimentos do período, as empresas enquadradas no regime de lucro presumido, além de micro e pequenas empresas, podem fazer a contabilidade e pagar os tributos usando o regime de caixa.

É a opção mais simples em relação ao regime de competência. Com o regime de caixa é que são feitos os demonstrativos financeiros, como o Demonstrativo de Fluxo de Caixa (DFC).

O que é o regime de competência?

De fato, o regime de caixa é mais simples de ser implementado. Entretanto, o regime de competência oferece boas vantagens, em especial no que diz respeito a empresas maiores, que precisam constantemente enviar relatórios da área financeira para terceiros.

É bom lembrar que, oficialmente, este é o regime obrigatório para empresas de médio e, especialmente, de grande porte.

No regime de competência, as receitas e despesas são contabilizadas assim que ocorrem, considerando a data do fato gerador, independentemente se haverá pagamentos ou recebimentos. Nesse caso, ainda seguindo o exemplo da empresa que comprou algo com seus fornecedores e parcelou em duas vezes, no regime de competência o valor integral será contabilizado assim que a nota fiscal for emitida pelo fornecedor, independentemente da quantidade de parcelas.

Da mesma forma, diante da venda de determinado produto, o valor deverá ser integralmente contabilizado no ato da venda, mesmo que o cliente tenha negociado uma entrada e o restante do pagamento para 30 ou 60 dias, por exemplo.

Com o regime de competência é possível planejar os investimentos futuros de maneira mais simplificada, pois as movimentações financeiras já estão consideradas no balanço e no balancete, mesmo que ainda não estejam quitadas.

Além disso, o regime de competência permite a avaliação da depreciação. Com ele, é possível trabalhar com o Demonstrativo de Resultados do Exercício, conhecido como DRE, e verificar se a empresa apresentou lucro ou prejuízo em um período em especial.

Como funciona na prática?

Podemos usar o exemplo do cartão de crédito para ilustrar de maneira prática as diferenças entre regime de caixa e de competência. Imagine uma pessoa que receba R$ 2.000 e que tenha gasto metade disso com o cartão de crédito, fazendo várias compras ao longo do mês.

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Seu cartão vence no dia 10 do mês seguinte e essa será a data do regime de caixa, ou seja, a data em que essa pessoa terá de quitar a fatura. Já a competência das despesas é a data em que cada compra foi feita ao longo do mês, mais precisamente a data em que houve o fato gerador de cada despesa.

No exemplo, a pessoa tem R$ 2.000 como rendimentos e R$1.000 de pagamentos, o que significa que, analisando por meio de um DRE, haveria um lucro de R$ 1.000. Agora imagine que o salário da pessoa cai asempre no dia 15. Ao vencer no dia 10, o cartão deixaria a pessoa em dívida por 5 dias, assim, analisando por meio de um DFC, chegaríamos a uma deficiência de caixa.

Imagine outra situação: uma empresa que, por exemplo, compra R$ 10.000 em materiais no mês de janeiro e negocia o pagamento em duas vezes, com uma parcela de R$ 5.000 em 30 dias e outra de R$ 5.000 em 60 dias. No regime de competência, terá esse valor integralmente considerado na contabilização no mês de janeiro, com R$ 10.000 de saída no mês, ainda que o dinheiro efetivamente não tenha sido retirado do caixa.

No caso do regime de caixa, nada será apontado no mês de janeiro, pois os lançamentos acontecerão somente em fevereiro e em março. Dessa forma, olhando para o fluxo de caixa, utilizando o regime de caixa os números não apontarão a realização da operação no mês de janeiro.

Assim como no exemplo do cartão de crédito, após fechar a operação, como o pagamento será feito somente na data de vencimento da fatura, o valor não é registrado no controle financeiro momentaneamente.

Qual a diferença entre regime de caixa e regime de competência?

O “x” da questão para diferenciar regime de competência e regime de caixa é a forma como serão registrados os lançamentos. Na verdade, tais denominações se referem a diferentes critérios. São eles que determinam quando uma despesa ocorreu e quando uma receita foi realizada (ganha).

No primeiro caso, a entrada ou saída é registrada na data em que o evento ocorreu, ainda que o pagamento se dê em um momento posterior.

Assim, uma compra realizada em janeiro é registrada no próprio mês de sua ocorrência, mesmo que o pagamento se concretize apenas em fevereiro.

De fato, o que importa do ponto de vista do regime de competência é o chamado fato gerador, ou seja, a data da situação que deu origem ao lançamento contábil.

Já no segundo caso, o registro contábil é realizado no momento em que a despesa ou receita foi efetivamente paga.

Logo, mantendo o exemplo da compra realizada em janeiro e paga no mês seguinte, podemos dizer que, no regime de caixa, o lançamento contábil seria datado como ocorrido em fevereiro.

Resumindo

  • Regime de competência: uma despesa ocorre ou uma receita é realizada na data da situação que gerou o evento contábil, independentemente de pagamento;
  • regime de caixa: uma despesa ocorre ou uma receita é realizada apenas na data do seu pagamento.

Com efeito, os lançamentos tendem a fornecer diferentes visões acerca da empresa. Observe os seguintes exemplos:

Evento Contábil Regime de Competência Regime de Caixa
Contratação de curso de treinamento em 12/01/2017 (despesa incorrida), com pagamento em 12/04/2017 Lançamento em 12/01/2017 Lançamento em 12/04/2017
Pagamento de R$1.000,00 em 12/01/2017 referente a quatro eventos contábeis futuros Lançamento na data de ocorrência de cada evento Lançamento em 12/01/2017
Venda de R$12.000,00 em 12/01/2017, com pagamento em 3 parcelas (12/03/2017, 12/04/2017 e 12/05/2017) Lançamento em 12/01/2017 Um lançamento em 12/03/2017, um em 12/04/2017 e outro em 12/05/2017

 

Então, não é tão complicado como parece, não é mesmo? O segredo é pensar o pagamento e o fato gerador como coisas distintas. E, lembre-se: no regime de competência, lançamos na data do fato gerador; no de caixa, na de pagamento.

Qual o regime obrigatório?

A contabilidade, de maneira geral, segue os pronunciamentos do Comitê de Pronunciamentos Contábeis, denominado CPC. Esse órgão reúne representantes de diversas entidades, incluindo o Conselho Federal de Contabilidade.

Pois bem, a CPC-00 estabelece o regime de competência como recomendado para demonstrações contábeis de empresas em seu item 22. Assim, a demonstração de resultados do exercício (DRE) segue tal modelo.

Esse é o padrão também para as Sociedades Anônimas, companhias cujo capital é dividido em ações, como a Petrobras, a Vale do Rio Doce e as lojas Hering. Na lei 6.404/76, que regulamenta tais companhias, o artigo 177 prevê o regime de competência como regra para escrituração deste tipo de negócio.

Por fim, o regime de competência é aplicado ainda na declaração do imposto de renda de pessoa jurídica, sempre que o pagamento do tributo tiver como base o lucro real.

Contudo, as empresas que estejam cadastradas no SIMPLES ou que declarem lucro presumido podem optar pelo regime de caixa.

Sendo assim, podemos concluir que o regime de competência não é obrigatório em todos os casos. Por outro lado, ainda que fosse, não impediria a adoção de outros modelos para fins de administração ou de gestão da empresa.

Então, o melhor mesmo é avaliar as vantagens e desvantagens de cada regime.

Quais as vantagens e desvantagens do regime de competência?

O regime de competência é utilizado na construção de relatórios e demonstrativos da empresa que tenham como finalidade a compreensão do negócio e de sua capacidade de gerar riqueza. Nesse sentido, algumas vantagens desse modelo são:

  • demonstrar a rentabilidade do negócio, se as receitas realizadas no longo prazo cobrirão as despesas e, consequentemente, se haverá lucro;
  • excluir da análise variações de curto prazo, tendo em vista que as receitas e despesas são consideradas em sua totalidade;
  • auxiliar na mudança de direção do empreendimento, caso os resultados sejam insatisfatórios;
  • fornecer informações para planejar investimentos, como a existência de receitas disponíveis no futuro;
  • cumprir exigências legais com maior facilidade, uma vez que é o modelo mais aceito;
  • acompanhar o crescimento do negócio, já que tal regime passa a ser o obrigatório na declaração de imposto de renda quando a empresa atinge certo tamanho.
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Contudo, esse modelo não é perfeito. Dentre suas desvantagens estão:

  • ignorar a situação real do caixa da empresa, uma vez que no DRE podem constar receitas e despesas não pagas;
  • gerar falsas expectativas de receita, porque muita coisa pode acontecer entre o evento contábil e o pagamento, inclusive o descumprimento da obrigação;
  • engessar o fluxo de caixa, por exemplo, mantendo o dinheiro reservado, durante todo ano, para uma despesa registrada em janeiro, ainda que o pagamento ocorra apenas em dezembro.

Vejamos, agora, as vantagens e desvantagens do regime de caixa. Continue lendo e faça a comparação!

Quais as vantagens e desvantagens do regime de caixa?

O regime de caixa, por sua vez, é utilizado em demonstrativos relacionados ao fluxo de caixa e à saúde financeira da empresa, como o Demonstrativo de Fluxo de Caixa (DFC).

Suas vantagens são as seguintes:

  • demonstrar a situação real do caixa da empresa, uma vez que considera pagamentos efetivos;
  • informar sobre a liquidez do negócio, principalmente sobre a capacidade da empresa em honrar suas obrigações com funcionários, fornecedores etc.;
  • auxiliar a tomada de decisões de curto prazo, tendo em vista retratar o que acontece no momento da escolha;
  • ser de fácil adoção e compreensão, por estar mais próximo da forma como pensamos nossas receitas pessoais.

Dito isso, vejamos suas desvantagens:

  • ignorar o resultado operacional, pois com o regime de caixa temos uma visão de curto prazo, ou seja, do que acontece apenas no momento;
  • prejudicar decisões de médio a longo prazo, por exemplo, indicando a existência de muitos recursos em razão de pagamentos à vista. Isso mesmo que tais valores tenham de fazer frente a inúmeras despesas futuras ainda não contabilizadas;
  • sofrer primeiro e corrigir depois, ou seja, se as despesas são consideradas apenas no momento de seu pagamento, então não existe um controle prévio.

Quando analisadas detalhadamente, ambas as alternativas apresentam vantagens e também desvantagens. O fato é que não existe uma necessidade de escolha entre uma delas que anulará a outra. Cada opção é útil para fornecer uma visão diferente a respeito do negócio e, assim, facilitar as ações do gestor.

Sendo assim, percebemos que o ponto central é saber como utilizá-los da melhor maneira possível e no momento adequado. Para tanto, prossiga e descubra!

Qual a melhor maneira de usar os regimes?

O regime de competência, ao mesmo tempo, esclarece e oculta informações relevantes. Enquanto retrato da estrutura financeira e das perspectivas da empresa, tal modelo é excelente. Com ele podemos ter uma visão clara do negócio e dos possíveis ganhos ou perdas no longo prazo. Por exemplo, se tivermos inúmeras despesas a serem pagas no final do ano, podemos saber desde o momento do fato gerador que teremos dificuldades.

Todavia, ao olharmos a empresa com essa perspectiva mais geral, perdemos a visão daquilo que está acontecendo em seu dia a dia — o sujeito que sobrevoa uma cidade tem uma perspectiva diferente daquele que caminha por ela.

Nesse sentido, o regime de caixa é como uma lupa que ressaltará os detalhes da situação financeira da empresa. Analisar o que de fato acontece com os recursos demonstra a saúde de um empreendimento e a adequação do fluxo de caixa às nossas necessidades. Basta imaginar que dinheiro ainda não recebido não paga o salário dos funcionários.

Logo, essas diferentes perspectivas não são excludentes, mas complementares. Pelo regime de competência obtemos o olhar global do negócio. Já pelo regime de caixa, eliminamos o que há de imperfeito na visão mais genérica.

Dessa forma, cabe aos gestores o devido conhecimento a respeito de cada um desses dois modelos para utilizá-los de maneira conjunta, buscando formas de conseguir resultados mais interessantes para seu propósito.

É comum ver casos de empresas que têm um resultado positivo no DRE devido ao volume de vendas e da margem de lucro em função dos produtos, mas que apresentam processos de pagamentos e recebimentos mal alinhados, algo que afeta negativamente a disponibilidade de dinheiro no caixa, o que poderia ser esclarecido pelo acompanhamento do DFC.

Com um entendimento mais claro a respeito dos regimes de contabilidade empresariais é possível encontrar maneiras mais eficientes de conduzir o empreendimento, organizar a vida financeira dele e obter resultados mais interessantes.

Pois bem, com tudo o que foi exposto, você já conhece e não terá muitas dificuldades em extrair o que há de melhor em cada modelo. Afinal de contas, já sabe muito bem a diferença entre regime de caixa e regime de competência e como usá-los para benefício de sua empresa. É hora de colocar a mão na massa e transformar a organização do seu negócio.

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