Segurança da informação: o que é e como mantê-la no setor contábil?

Segurança da informação: o que é e como mantê-la no setor contábil?

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A segurança da informação é a defesa dos dados contábeis e fiscais de uma empresa ou indivíduo, com o objetivo de resguardar o valor que os mesmos possuem.

Ou seja, nada mais é do que a proteção de dados financeiros, documentos contábeis, contratos, procurações, históricos de comunicação e demais informações que transitam em escritórios e departamentos contábeis.

No post de hoje, você vai entender um pouco mais sobre esse conceito e a importância da segurança da informação para a sua empresa. Acompanhe:

O que é segurança da informação

Para entender a segurança da informação na contabilidade e sua importância dentro de um contexto organizacional, é necessário conhecer os seus quatro pilares: confidencialidadeintegridadenão repúdio disponibilidade:

Confidencialidade

Como o próprio nome sugere, o pilar da confidencialidade está relacionado ao sigilo das informações fiscais, tributárias e contábeis que transitam entre os departamentos da empresa.

Ou seja, para se atuar com respeito à segurança da informação, é necessário adotar estratégias que limitem o acesso a determinados dados, disponibilizando-as somente a usuários autorizados.

É possível dizer que a confidencialidade é o ponto de partida para os demais elementos da segurança de informação.

Integridade

Outro elemento importante na segurança da informação, a integridade é a garantia de que as informações contábeis, fiscais e tributárias serão disponibilizadas para o cliente da mesma forma que foram salvas no sistema.

Trata-se da proteção dos dados para que não ocorra violação ou modificação de informações.

Não repúdio

Este pilar diz respeito às obrigações relacionadas a autoria de operações realizadas com informações contábeis de um determinado cliente.

Isso significa que o usuário de um sistema não pode negar a autoria de uma operação, sendo que todas mudanças feitas são assumidas pelos respectivos responsáveis.

Disponibilidade

O quarto pilar garante a efetividade dos demais, já que trata especificamente da garantia de que todas as informações contábeis estejam disponíveis para acesso.

Isso que dizer que, para haver segurança da informação, é importante que os dados estejam disponíveis permanentemente e irrestritamente para acesso dos usuários cadastrados.

Como manter os dados contábeis em segurança

Para entender como manter a segurança da informação, é essencial compreender quais são as vulnerabilidades dos dados.

Conhecendo o ponto fraco, é muito mais fácil saber quais problemas devem ser atacados.

Entre os problemas mais comuns encontrados em escritórios e departamentos contábeis, vale destacar:

Deficiência nos softwares e/ou hardware utilizados

A tecnologia acompanha o desenvolvimento das empresas e da prestação dos serviços, e na área contábil não é diferente.

A cada dia se torna mais comum encontrar sistemas específicos e computadores com processadores mais rápidos, facilitando a realização de um bom trabalho.

Departamentos contábeis que não possuem bons sistemas de trabalho ou computadores modernos correm o risco de sofrer com problemas que comprometam as informações que transitam dentro da empresa.

Vulnerabilidade na comunicação

É comum encontrar empresas com problemas relacionados à comunicação de informações.

A transmissão de dados por meios inadequados pode facilitar o acesso de invasores ou hackers que venham a utilizar informações confidenciais para cometer crimes.

Por isso, se o seu escritório contábil não está atento à forma como transmite informações, é hora de começar a repensar a sua forma de comunicar os dados de seus clientes.

Problemas de armazenamento

A área contábil conta com uma massa muito grande de informações que precisam ser armazenadas adequadamente a fim de manter a segurança tributária das empresas.

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Outro problema muito comum relacionado à segurança da informação diz respeito justamente ao armazenamento dos dados.

É importante que a empresa conte com sistemas eficientes e seguros que visem a proteção e o acesso facilitado a quaisquer informações fiscais, tributárias ou contábeis da empresa.

Mecanismos de segurança

Para conseguir atacar os problemas que possam causar prejuízo à segurança da informação, é essencial conhecer e saber a aplicabilidade dos mecanismos de segurança disponíveis no mercado.

A tecnologia trouxe diversas opções que visam controlar o acesso às informações e garantir uma estrutura que vise a integridade de dados fiscais e contábeis, de forma que eles não sejam facilmente acessados por terceiros.

No entanto, ao mesmo tempo, é necessário que esses dados estejam permanentemente disponíveis para acesso de pessoas autorizadas e legalmente interessadas.

Tecnologia e segurança da informação

Quando se fala em mecanismos de segurança da informação, é impossível não levar em conta a tecnologia.

Conheça alguns recursos tecnológicos disponíveis nessa área:

Assinatura digital

É o mesmo que uma assinatura de próprio punho, mas vale apenas para o universo digital.

A sua aplicação em segurança da informação garante a integridade dos dados e a validade das modificações realizadas.

Certificação

É entendida como um certificado que garante a autenticidade e a validade de um arquivo.

Criptografia

É um sistema que converte dados em um formato que torna impossível que terceiros consigam decifrá-lo.

Esse tipo de sistema de segurança da informação é utilizado por diversos governos e grandes corporações que buscam a segurança de seus dados contra hackers ou invasores.

Como as tecnologias podem ajudar

As tecnologias assumem um papel imprescindível no controle e segurança das informações dentro do setor contábil.

As ferramentas oferecidas pelo mercado são a grande solução para o calcanhar de aquiles da contabilidade.

Vale lembra que, quando se fala em tecnologia, a empresa deve estar atenta às suas necessidades e as inúmeras soluções oferecidas pelo mercado. Sistemas prontos, por exemplo, podem não ser a melhor solução para a sua empresa.

Hoje, é possível personalizar um sistema de acordo com as necessidades específicas do seu negócio, definindo questões como armazenamento, busca e emissão de documentos fiscais, por exemplo.

Quando a empresa busca por soluções em segurança da informação, ela ainda deve estar atenta à escolha de fornecedores reconhecidos no mercado que possuam uma boa reputação.

Fornecedores de tecnologia devem oferecer segurança desde o primeiro contato, já que eles serão os responsáveis pela segurança do seu negócio e das informações dos seus clientes.

Para estar por dentro do que acontece no mercado e oferecer sempre o melhor para os seus clientes, é necessário ficar de olho na tecnologia e se manter constantemente atualizado, buscando uma educação continuada e aprendizado constante.

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