Neste artigo apresentamos uma solução para minimizar erros e otimizar recursos na esfera fiscal das empresas: a Auditoria Digital. Acompanhe!
De forma recorrente, empresas de todos os portes precisam despender tempo e mão de obra para que as obrigações tributárias sejam cumpridas, de forma a evitar problemas com os órgãos fiscalizadores e possíveis penalizações financeiras (autuações). No âmbito do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), apesar de toda a facilidade trazida pela digitalização dos processos, a situação não é diferente.
A complexidade tributária brasileira
Sabemos que o sistema tributário do Brasil é complexo. São milhares de leis, medidas, pronunciamentos e regras em geral que podem ser alteradas em questão de dias. Além disso, o grande número de impostos, taxas e contribuições não facilita o trabalho prático dos profissionais nem a busca por atualização quanto às mudanças.
Agora, considerando que temos 27 unidades federativas no país e multiplique esse número pelos tributos estaduais e municipais que podem ser afetados de forma independente uns dos outros (e ainda há os federais!). É exaustivo só de pensar.
Não bastasse a minúcia necessária para trabalhar nossos tributos, ainda há as dificuldades aplicadas ao SPED em si.
Dificuldades mais comuns no SPED
Se de um lado temos a complexidade do sistema tributário brasileiro e do outro o SPED, podemos elencar os principais desafios dessa equação sendo:
- Cadastro;
- Envio de arquivos;
- Qualidade da informação;
- Cruzamento de obrigações;
- Alterações legais; e
- Tributação de mercadorias.
Vamos falar mais sobre cada ponto para você identificar quais são problemas reais na operação de sua empresa.
Cadastro
Processos descentralizados ocasionam erros, duplicidades e o crescimento desordenado e problemático da base cadastral, gerando dificuldades, dúvidas e mesmo questões mais sérias com fornecedores e clientes. Isso sem falar no tempo perdido por sua equipe na tentativa de solucionar questões que poderiam não existir com o emprego de processos melhores.
Para uma base cadastral correta e com qualidade, alguns pontos precisam ser checados. É o caso dos itens da Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM), muitas vezes informados por fornecedores e não checados antes que os dados sejam colocados no cadastro; outras vezes alterado pela legislação Federal, incluindo NCM novas e excluindo outras.
Outro ponto importante é a atenção quanto ao status do CNPJ e da Inscrição Estadual. Cadastros inativados são um sinal vermelho para sua operação. O ideal é sempre certificar-se sobre a situação cadastral de clientes e fornecedores.
Mesmo questões mais corriqueiras, como um nome que pode ser escrito tanto com “s” quanto com “z” podem se desdobrar em problemas futuros.
Envio de arquivos SPED
Sua empresa tem pessoas dedicadas a assegurar a qualidade do conteúdo dos arquivos SPED antes que estes sejam enviados ao governo? Caso não haja, pode ser prudente pensar a respeito.
Nem sempre o funcionário responsável pelos dados inseridos no arquivo fica incumbido dessa verificação densa que minimiza os erros das informações prestadas. Sendo assim, o tempo acaba sendo um inimigo, devido à complexidade da checagem em busca de inconsistências e do grande volume de dados.
Além disso, um arquivo apenas validado e apto para o envio é diferente de um arquivo em conformidade.
Para complicar, nem todas as respostas necessárias podem ser encontradas nos ERPs das empresas. E, de 2009 para 2024, passamos de 3 para 14 módulos do SPED.
Qualidade da informação
Não basta informar, enviar os arquivos aos Fiscos. Cada dado submetido à verificação do governo deve estar em conformidade com os moldes desejados e ser verídico.
A inovação tecnológica dos órgãos fiscalizadores é constante, o que representa um maior rigor na avaliação que é feita dos arquivos enviados pelas empresas quanto à qualidade da informação apresentada.
Considerando a rotina atribulada na empresa e os prazos para o envio dos arquivos SPED, quantos dados são enviados com qualidade baixa para o Fisco? Sabemos que atender aos prazos, manter a agilidade nas operações e lidar com o volume de informações não é tarefa fácil, mas vale a pena correr riscos por um dado incompleto ou errado?
Neste ponto não há descanso: todos os setores devem se atentar à qualidade da informação apresentada ao governo. Esse é um problema crítico que afeta indústria, atacado e varejo, assim como a prestação de serviços.
Cruzamento de obrigações
Com a tecnologia atual, os órgãos fiscalizadores já conseguem cruzar, em questão de segundos, dados comuns em todas as obrigações. A tendência é que esses cruzamentos fiquem cada vez mais rápidos e rigorosos.
O uso de diferentes softwares acaba gerando divergências nos dados de arquivos relacionados a um mesmo fato gerador, uma única operação ou evento.
Há, dia após dia, menos espaço para um acompanhamento medíocre dos dados enviados aos Fiscos. O que sua empresa tem feito para mitigar processos manuais, passíveis de erros, na gestão e conferência dos arquivos SPED e obrigações acessórias?
Alterações legais
Como citamos acima, nosso país tem um total de 27 unidades federativas. Diariamente os Diários Oficiais da União e dos Estados publicam um enorme volume de leis, normas, regulamentos, decretos e outras formas de regrar e estabelecer como deve ser o tratamento tributário por parte das empresas.
Acompanhar todas as alterações não é uma tarefa simples, ainda mais quando as equipes se desdobram em atendimento aos clientes e fornecedores, emissão de notas, recolhimento tributário e diversas outras atividades de rotina.
Como acontece o monitoramento das alterações legais na empresa? Esse acompanhamento ocorre paralelamente ao trabalho de adequação e correção das informações no SPED?
Tributação de mercadorias
Outra dificuldade muito comum ao lidar com documentos fiscais, é a correta identificação da tributação de cada produto. As possibilidades são grandes, haja visto o mercado diverso que temos. Como identificar de forma ágil os tributos item a item?
Qualquer demora do departamento fiscal nesse sentido pode representar mercadorias retidas em barreiras de fiscalização, caminhões parados ou autuações fiscais.
Sem uma compreensão completa sobre a tributação de cada produto fica mais difícil formar preços bons para o negócio e manter a competitividade.
Auditoria Digital como solução
Atuando de forma a economizar tempo e recursos, tanto humanos quanto financeiros, a Auditoria Digital simplifica verificações e tranquiliza empresas no tocante à conformidade de suas operações.
Em parceria com a Asis Sistemas, nós oferecemos soluções para empresas, escritórios de contabilidade e profissionais do Direito, consultores e auditores.
Conheça a seguir as plataformas online SaaS e os serviços de Auditoria Digital que podem melhorar a eficiência fiscal de sua empresa!
Kolossus
O Kolossus é o verdadeiro auditor digital SPED na nuvem! Essa plataforma online realiza auditorias complexas dos arquivos, faz os cruzamentos necessários entre as declarações, consulta a carga tributária dos diversos produtos e ainda faz correção de obrigações acessórias.
Com essa solução, você alcança o máximo de verificação dos dados para manter as informações em conformidade com o que o Fisco espera.
O Kolossus possui diferentes versões:
- Contábil: plataforma online de auditoria digital, cruzamentos de dados, edição corretiva, consulta de tributos, gestão de entregas de arquivos e robotização. Ele é voltado especialmente para escritórios de contabilidade, independente do porte. O Kolossus contábil é o único software do mercado que possui 16 soluções na mesma plataforma para atender às suas demandas em todas as fases da prestação de serviço.
- Asis: plataforma online de auditoria digital, cruzamentos de dados, edição de arquivos, consulta de tributos em lote (por NCM), gestão de entregas de arquivos e robotização. Ele é voltado para empresas de médio e grande porte. O Kolossus Corporativo é o único software do mercado que reúne 16 aplicativos com funções complementares, visando atender todos os desafios tributários de uma empresa.
Dentre os muitos módulos do Kolossus, podemos destacar alguns:
- Auditoria e cruzamentos: Permite a auditoria e cruzamento dos dados das obrigações acessórias, identificando potenciais riscos de cadastro, processos e Legislação.
- Consulta de Regra Tributária: Ferramenta de consulta individualizada, por código NCM, que visa auxiliar e facilitar o dia a dia corporativo na busca pela informação pontual, relacionada às alíquotas de ICMS, IPI, PIS, COFINS e ICMS-ST (MVA, Convênios e Protocolos).
- Monitoramento Tributário Automático: Contempla o acompanhamento legal das alterações em âmbito Estadual (ICMS e ICMS-ST) e Federal (IPI, PIS e COFINS) através de publicações de Atos Legais nos Diários Oficiais, visando comunicar através de e-mail as eventuais alterações na tributação que impactem diretamente a base de produtos cadastrada no software.
- Consulta cadastral de CNPJ: Através de consultas automáticas nos portais da Receita Federal do Brasil, SINTEGRA, Simples Nacional e Suframa, tem como objetivo aumentar a qualidade das informações da base de clientes e fornecedores, gerando mais segurança na tomada de créditos dos impostos, emissão de Documentos Fiscais Eletrônicos (ex: NF-e e CT-e), bem como outras finalidades que envolvem o Sistema Público de Escrituração Digital.
Além dessas, há muitas outras ferramentas dentro da plataforma. Se sua empresa ou seus clientes desejam contar com uma solução completa e prática para a auditoria fiscal dos dados passados aos Fiscos, o Kolossus é a pedida certa.
Oráculo
O Oráculo é um dos aplicativos Kolossus que captura, armazena e analisa em 100% os documentos fiscais (XML) emitidos e recebidos de sua empresa em tempo real. É o único que audita todos os campos, como NCM, CFOP, CST, alíquotas e outras informações.
Sua auditoria é completa: são levados em conta dados de tributos (ICMS, IPI, PIS/Cofins e outros), marcas e fornecedores para NF-e e CT-e. Com o Oráculo é possível comparar um grande volume de notas diferentes, buscando por erros e inconsistências.
Se além de gerenciar documentos fiscais você precisa que todos os dados estejam em conformidade, confie no Oráculo!
Serviços personalizados
Além das plataformas de auditoria, o Grupo BLB oferece serviços personalizados para diminuir os riscos que sua empresa possa estar incorrendo em relação a cadastros, XML e SPED. E como minimizar os perigos não é o bastante, também atuamos de forma a possibilitar o aumento das chances de aproveitamento de créditos.
Nossas equipes são altamente capacitadas e permanecem constantemente atualizadas para efetuarem a melhor análise da situação de cada cliente.
Estes são alguns de nossos serviços:
- Revisão preventiva dos procedimentos tributários
- Revisão tributária dos últimos cinco anos
- Comprovação do preço transferência (Transfer Pricing)
- Planejamento tributário
- Due diligence ou Due diligence Vendor
- Habilitação de créditos acumulados de ICMS (Modalidade simplificada e Modalidade de custeio – Portarias CAT 207/2009 e 83/2009)
- Ressarcimento de ICMS-ST – Portaria CAT 42/2018
- Recuperação de créditos extemporâneos
- Elaboração de parecer (legal opinion)
- Terceirização de mão de obra especializada (Staff Allocation)
- Coaching Tributário e Contábil
Soluções a favor da conformidade dos dados
Tendo em vista toda a complexidade tributária em que as empresas se veem inseridas, a quantidade de obrigações e as frequentes alterações legais no âmbito fiscal, é cada vez mais prudente contar com o auxílio especializado na verificação e auditoria dos dados enviados ao governo.
Com mais recursos de pessoal e financeiro, além do tempo disponível, sua empresa pode focar em melhorar processos e crescer de forma lícita, com planejamento e inteligência tributária.
Entre em contato! Queremos saber como podemos ajudar sua empresa e seus clientes a irem além nos negócios.
André Luiz Moiz
Consultor Tributário especialista em impostos indiretos no Grupo BLB
