Guia básico de contabilidade para não contadores

Guia básico de contabilidade para não contadores

19 minutos de leitura

A contabilidade é um elemento fundamental na atividade econômica. Em uma economia moderna e complexa como a dos dias de hoje, temos sempre que escolher entre as melhores alternativas. Para isso, criamos um guia básico de contabilidade para não contadores. Uma vez que os recursos são escassos e o ambiente de negócios é cada vez mais competitivo, cenário no qual a contabilidade será a principal aliada.

Por isso, lembre-se: nenhuma empresa consegue operar bem sem uma boa gestão financeira. Então, sim, você precisa estar familiarizado com os principais conceitos ligados à contabilidade, mesmo que você não seja contador. Saber como estão os números e a situação interna de sua empresa e, mais do que isso, conseguir usar as informações fornecidas pelos documentos contábeis em seu favor é fundamental.

Este artigo é destinado àqueles profissionais que não possuem conhecimentos de contabilidade, mas que gostariam de saber mais sobre o tema. Com o guia básico de contabilidade para não contadores vamos fornecer uma visão prática dos conceitos contábeis mais fundamentais, desvendando as informações como balanço patrimonial, demonstração de resultados e do fluxo de caixa.

Mostraremos e detalharemos quais são as práticas mais comuns nesse universo e como avaliar a situação financeira e patrimonial da empresa da forma mais correta.

Guia básico de contabilidade para não contadores

O que é contabilidade?

A contabilidade pode ser definida como uma ciência que estuda a situação e as variações (qualitativas e quantitativas) ocorridas no conjunto de bens, direitos e obrigações de qualquer entidade (pessoa física ou jurídica).

Todas as movimentações relativas a dinheiro e valores realizadas dentro de uma organização são registradas pela contabilidade, que resume os fatos em forma de balanços, demonstrativos e relatórios. Por meio desses dados são apresentados os resultados alcançados pela empresa, fornecendo uma ampla quantidade de informações úteis para as tomadas de decisões em seu comando, tanto dentro quanto fora da entidade.

Ou seja, é por meio do trabalho da contabilidade que o dono do patrimônio consegue controlar e planejar o futuro de seu negócio, certificando-se de que a empresa está de acordo com suas metas e decidindo qual providência tomar para atingir seus objetivos com mais eficiência.

O que é patrimônio?

Patrimônio é como é conhecido o conjunto total de bens, direitos e obrigações ligados a uma pessoa física ou jurídica, abrangendo ao mesmo tempo tudo aquilo que se tem – bens e direitos – , e tudo aquilo que se deve – obrigações. Analisar a situação e as variações no patrimônio, bem como todos seus efeitos, é objeto de estudo principal da contabilidade.

Do ponto de vista da contabilidade, apenas são considerados direitos e obrigações que podem ser avaliados em algum valor mensurável, ou seja, que podem ser convertidos de alguma forma em moeda.

Os bens e direitos representam a parte positiva do patrimônio, que é chamada de ATIVO.

Já as obrigações constituem o lado negativo do patrimônio, denominado de PASSIVO.

Bens: tudo aquilo que possui valor econômico e que pode ser convertido em dinheiro, sendo utilizado dentro da entidade para desempenhar alguma função que vá ao encontro do objetivo principal de seu proprietário.

Direitos: são os recursos que a entidade tem direito a receber, mas ainda não estão sob posse da empresa. Todos são direitos que gerarão fluxo de capital dentro do patrimônio da empresa em um período futuro.

Obrigações: são os valores e dívidas a serem pagos para terceiros e fazem parte do passivo. Em uma negociação a prazo, por exemplo, a empresa passa a ter uma obrigação com o fornecedor, representada por uma conta a pagar equivalente ao valor da aquisição.

Explicando o balanço patrimonial

O balanço patrimonial é o resultado do levantamento de tudo que a empresa tem (dinheiro em caixa, contas a receber, imóveis, entre outros) e de tudo que a empresa deve (contas e obrigações a pagar), para descobrir, no final, qual é as posição da empresa naquele momento, patrimonialmente falando.

Por meio dele é possível saber qual é a situação contábil, financeira e econômica da entidade em um determinado momento, funcionando como se fosse um retrato da empresa durante um período específico. Por essa natureza, o balanço patrimonial é classificado como sendo uma demonstração contábil estática.

Como fazer um balanço patrimonial?

Demonstrar um balanço patrimonial nada mais é do que listar todos os valores investidos e pertencentes por direito à empresa (ativos) de um lado e colocar todos os débitos e dívidas contraídas pela entidade (passivos) de outro.

Porém, é importante primeiro saber as competências e características dos elementos que serão analisados. São eles:

1. Ativos

Os ativos são divididos em duas categorias: ativos circulantes e ativos não circulantes. Essa divisão é baseada na “liquidez” de cada item: quanto mais fácil for sua circulação e conversão em dinheiro, mas líquido o ativo será.

Com isso, podemos dizer que estão entre os ativos circulantes o dinheiro disponível em caixa, depósitos em conta corrente, duplicatas e contas a receber de clientes, promissórias, cheques, impostos a recuperar, investimentos de curto prazo, estoques, entre outros.

Já entre os ativos não circulantes, estão aqueles realizáveis em longo prazo (dívidas parceladas a receber e crédito junto a sócios, por exemplo), investimentos (participações, cotas, ações e outros investimentos de longo prazo), móveis e imóveis (terrenos, automóveis, prédios, equipamentos e tudo que componha a estrutura física da empresa) e os ativos intangíveis (marcas, patentes, processos, pontos de venda, pesquisas e afins).

2. Passivos

Para classificar os passivos da empresa também é utilizado o critério de liquidez, semelhante ao que acontece com os ativos. A divisão entre itens circulantes e não circulantes continua.

O primeiro inclui todas as dívidas e obrigações a serem pagas pela empresa a credores em um prazo igual ou menor do que um ano. Por isso, estão no passivo circulante os empréstimos de curto prazo, as contas a pagar a fornecedores, obrigações, financiamentos, salários de funcionários, sendo todos com prazo inferior a um ano.

Já na categoria de passivos não circulantes entram os valores em financiamentos de longo prazo, dívidas com fornecedores, empréstimos, contingências trabalhistas e todo tipo de pagamento de débitos planejado para ser feito em um prazo maior do que um ano.

3. Patrimônio líquido

Ao final, o resultado mostrará o patrimônio líquido, que será capital social da empresa e todas suas reservas, já estando abatidos os prejuízos acumulados e as ações pertencentes à tesouraria. O patrimônio líquido é composto pelo capital próprio dos sócios investido inicialmente na empresa, bem como quaisquer lucros reinvestidos no negócio, e representa o valor patrimonial real da empresa.

Calculando os valores do balanço patrimonial e já tendo em mãos os valores dos ativos e passivos, é fácil chegar ao patrimônio líquido, simplesmente subtraindo o segundo dos primeiros. Ou seja:

Ativo – Passivo = Patrimônio líquido
ou
Ativo = (Passivo + Patrimônio líquido)

Segue abaixo um exemplo resumido de um balanço patrimonial da empresa:

ATIVOS
Caixa: 11.000,00
Vendas a receber: 35.000,00
Estoque: 74.000,00
Matéria-prima: 20.000,00
Veículos: 70.000,00
TOTAL DO ATIVO: 210.000,00 

PASSIVOS 
Fornecedor 1: 4.000,00
Fornecedor 2: 4.000,00
Salários a pagar: 13.000,00
Provisões: 2.000,00
TOTAL DO PASSIVO: 23.000,00

PATRIMÔNIO LÍQUIDO (ATIVO – PASSIVO): 187.000,00

Apurando lucros e prejuízos pelo Demonstrativo de Resultados

A Demonstração do Resultado do Exercício, ou DRE, é uma peça contábil que tem por objetivo detalhar a formação do resultado de um exercício (lucro ou prejuízo), por meio da comparação das receitas com os custos e despesas de uma empresa.

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Esse tipo de visão financeira oferecida pela DRE ajuda os gestores a terem uma opinião mais realista sobre quais decisões devem ser tomadas, levando-os a fazer provisões mais sensatas e mostrando, por exemplo, se existe viabilidade econômica para determinados investimentos.

Ela analisa o período estabelecido como exercício financeiro, definido como o tempo decorrido entre janeiro a dezembro de um ano (12 meses). Entretanto, a DRE também pode ser elaborada mensalmente para fins de controle interno, e de três em três meses para fins de controle fiscal.

Como fazer uma DRE?

O processo de definição de uma DRE, assim como a ordem das informações que precisam constar em seu espaço, é estabelecido por lei. Elas precisam seguir exatamente uma estrutura já pré-estabelecida e reconhecida pelas normas de contabilidade.

A estrutura de uma DRE

Na primeira linha da demonstração é lançada a Receita Bruta de Vendas, ou seja, o valor de tudo que a empresa faturou durante o período analisado. Dessa receita são descontados os abatimentos, as devoluções de vendas, os descontos concedidos aos clientes e os impostos sobre as atividades comerciais.

O valor resultante será a Receita Líquida de Vendas da empresa, da qual é subtraído o custo total das mercadorias e dos serviços vendidos.

O resultado dessa conta será chamado de Lucro Bruto, do qual serão descontadas todas as despesas financeiras, operacionais, gerais e administrativas. Ao mesmo tempo são acrescentadas nessa parte outras receitas operacionais que a empresa possa ter tido no período.

Com isso, chega-se ao Lucro ou Prejuízo Operacional Líquido. A partir desse valor, serão deduzidos (ou acrescentados) os resultados operacionais, como despesas ou ganhos financeiros, as participações de cotistas da empresa, empregados, debenturistas administradores, partes beneficiárias, entre outros.

Com esse resultado chegamos ao Lucro Líquido do Exercício (LLE), resultado final de toda DRE.

Modelo exemplificativo de uma Demonstração de Resultados

Receita Operacional Bruta

(-) Deduções da Receita Bruta
(-) Devoluções de vendas
(-) Descontos sobre vendas
(-) Impostos diretos sobre vendas (ICMS, PIS/COFINS, ISS)
(=) Receita Operacional Líquida

(-) Custos da mercadoria vendida ou serviços prestados
(=) Lucro Operacional Bruto

(-) Despesas operacionais
(-) Despesas comerciais
(-) Despesas administrativas
(+) Receitas operacionais
(=) Lucro operacional Líquido

(-) Despesas financeiras
(-) Despesas com sócios
(-) Despesas com participações
(+) Receitas financeiras
(=) Lucro Líquido do Exercício

Análise de fluxo de caixa

O fluxo de caixa, também conhecido como cash flow em inglêsé uma ferramenta de gestão que realiza o monitoramento das movimentações financeiras de uma empresa em um determinado período. Em outras palavras, o fluxo de caixa nada mais é do que o controle do que entra e do que sai de dinheiro do caixa de uma empresa durante uma faixa de tempo.

Por ser um instrumento de gestão, recomenda-se que o fluxo de caixa seja utilizado diariamente ou até mesmo imediatamente após qualquer movimentação financeira no caixa da empresa. Só assim será possível ter a noção exata do fluxo de capital que entra e que sai de sua empresa, mantendo o negócio de forma mais saudável.

Como fazer o fluxo de caixa da sua empresa

O primeiro passo para se organizar um fluxo de caixa simples é separar suas saídas e entradas de dinheiro em caixa em algumas categorias.

As saídas de caixa devem ser separadas entre pagamento de fornecedores, despesas administrativas (contas diversas) e pagamentos de impostos, parcelas de dívidas e investimentos, e registradas assim que forem realizadas.

Já as entradas de recursos, que devem vir basicamente por meio do faturamento com vendas, devem ficar uma categoria separada, ao lado. Com isso, basta somar o valor de tudo que entra e subtrair o valor de tudo que sai de dinheiro, encontrando assim o saldo total em relação ao período analisado. Importante lembrar que esse número deve bater com o valor do caixa e das contas bancárias.

O capital de giro e sua importância

Capital de giro é a quantia de dinheiro necessária para manter as operações da empresa funcionando. O capital de giro necessita ser monitorado e acompanhado permanentemente, pois está sempre sob o impacto das diversas mudanças sofridas pela empresa, como redução de vendas, aumento de despesas, necessidade de investimentos, aumento de custos, crescimento da inadimplência, entre outros.

Calculando e controlando seu capital de giro

Em primeiro lugar, é preciso definir quais são os custos fixos de sua empresa durante o período, como pagamento de funcionários, impostos, aluguel, energia, entre outros.

Depois, é preciso contabilizar todas as contas e valores a receber. Todo tipo de pagamento deve ser incluído, mensalmente, inclusive o número de parcelas em que ele será pago. Você deverá levar em conta também o valor médio de ativos guardados em estoque, de acordo com os meses de funcionamento da empresa.

Com isso, o valor do capital de giro corresponderá à seguinte fórmula:

Valor das contas a receber + Valor em estoque – Valor das contas a pagar

A diferença entre os custos e os ativos será o seu capital de giro, e em cima dele você definirá qual será a quantidade de vendas de seu produto ou serviço capaz de gerar uma receita que cubra todas essas despesas e ainda gere algum lucro suficiente.

Precificando produtos e serviços

A precificação de um produto ou serviço a ser oferecido pela empresa deve estar, antes de tudo, situada dentro da realidade contábil da empresa. O valor cobrado pelo produto precisa ser suficientemente alto para proporcionar lucro para a empresa que o produz, mas ao mesmo tempo não pode ser tão alto ao ponto de deixar de ser atrativo para os clientes e desestimular as compras.

Determinando contabilmente o preço de um produto

Por meio de uma análise dos custos de produção, distribuição, comercialização e divulgação do produto, é definido o seu markup, que incluirá a margem de lucro que se pretende atingir e será adicionado ao custo primário do item. Esse é o método mais básico para definição de preços e, por isso, é o mais recomendado e seguro de ser utilizado. Veja o exemplo a seguir:

– Custo unitário total para se fabricar o produto = R$ 8
– Componentes de despesas da empresa:
Despesas gerais e administrativas  = 10% da receita
Comissões dos vendedores = 5% do preço de venda
Tributos incidentes sobre o preço de venda = 20% do preço de venda
Margem de lucro desejada: 5% do preço de venda

Com isso, temos:
Markup = Despesas gerais + Comissões + Tributos + Lucro desejado = 10% + 5% + 20% + 5% = 40% sobre o preço de venda

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Cálculo do preço de venda

O Preço de Venda pode ser calculado através do Markup Divisor ou Markup Multiplicador. Na primeira alternativa teríamos os seguintes cálculos:

Custo do produto = R$ 8,00
Custo total de venda = 40%
MKD = (PV-CTV)/100 = 100%-40%/100 = 0,6
Assim, PV = Preço de Custo/MKD = R$ 8,00/0,6 = R$ 13,33

O Markup Multiplicador confirma esses cálculos:
MKM = 1/MKD = 1/0,6 = 1,666667
Assim, PV = Preço de Custo x MKM = R$ 8,00 x 1,666667 = R$ 13,33

Ativos permanentes, depreciação, amortização e exaustão

O grupo de contas do ativo permanente é relacionado aos recursos aplicados em bens ou direitos de permanência duradoura, não necessariamente ligados ao produto final da empresa, mas sim ao seu funcionamento e manutenção. Esse tipo de classificação foi extinta no Brasil em 2008, passando o ativo permanente a integrar o grupo de ativo não circulante. O ativo permanente era formado por tipos de ativos diferentes como investimentos, ativo imobilizado, ativo intangível e ativo diferido.

Ao entender o que são os ativos permanentes, é necessário compreender também que nenhum ativo dura para sempre, e que os bens adquiridos pela empresa perdem seu valor com o passar do tempo. O tempo de vida de cada item antes de precisar ser descartado e substituído por um novo vai variar de acordo com vários fatores.

A esse fenômeno damos o nome de depreciação, amortização ou exaustão, dependendo do tipo de ativo. Eles devem ser contabilizados nos balanços da empresa, tendo seu valor reduzido proporcionalmente ao seu tempo de uso ainda restante. Vejamos a definição dos mesmos abaixo:

Depreciação: é a redução do valor dos ativos tangíveis (físicos) provocada pelo desgaste, tempo de uso, ação natural ou obsolescência.

Alguns exemplos de ativos que sofrem depreciação são: edifícios, equipamentos, móveis, máquinas, veículos, imóveis, aparelhos e utensílios.

Amortização: é a redução do valor dos ativos intangíveis (não físicos), seja por duração de prazo limitado ou expiração de uso legal.

São exemplos de ativos que sofrem amortização as marcas, patentes, softwares, licenças, direitos autorais, know-how, processos e uso de tecnologias.

Exaustão: trata-se da redução do valor do ativo pela exploração de seus recursos naturais esgotáveis.

Sofrem os efeitos da exaustão ativos como florestas, jazidas minerais, reservas de petróleo, campos e pastagens, plantações, e qualquer tipo de recurso natural que possa se esgotar ou se tornar improdutivo.

Regimes tributários

Um dos elementos mais importantes para a vida de uma empresa é sua contabilidade tributária. Uma opção mal feita nesse momento pode ocasionar o pagamento de um valor inadequado em tributos, comprometendo a saúde financeira do negócio, e, em situações mais extremas, podendo até gerar problemas fiscais com a Receita Federal.

De acordo com a legislação vigente, a apuração dos impostos e a adoção dos critérios tributários pode ser feita por três regimes, todos com suas vantagens e desvantagens:

1. Lucro Real

O Lucro Real traz o cálculo exato de quanto sua empresa ganhou ao longo do ano, descontando-se as despesas. Ou seja, para se apurar quanto deverá ser pago em impostos, a empresa precisa saber exatamente qual foi o seu lucro, para usá-lo como a base de cálculo do Imposto de Renda (IR) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL), apurados pela pessoa jurídica e acrescido de ajustes (positivos e negativos) requeridos pela legislação fiscal.

No Lucro Real, o Programa de Integração Social (PIS) e a Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (COFINS) são determinados por meio do regime não cumulativo. Ou seja, podem ser creditados os valores das aquisições realizadas para compensação tributária, de acordo com os parâmetros legais. Há algumas exceção de atividades que mesmo optantes pelo Lucro Real sujeitam-se ao regime cumulativo do PIS e da COFINS, nos termos da legislação.

2. Lucro Presumido

No Lucro Presumido realiza-se uma tributação mais simplificada. Em linhas gerais, esse tipo de regime se baseia em lucro “estimado” a partir de padrões percentuais aplicados sobre a receita da empresa para realizar sua tributação. Por isso, por não se tratar do lucro contábil efetivo, mas sim por uma mera aproximação fiscal, ele é denominado de presumido.

As empresas optantes pelo Lucro Presumido não podem aproveitar os créditos gerados por PIS e COFINS, por não se enquadrarem no sistema não cumulativo. Porém elas têm a vantagem de poder recolher ambas as contribuições com alíquotas mais baixas do que aquelas do Lucro Real.

3. Simples Nacional

No regime tributário Simples Nacional, cálculo e recolhimento de tributos (IR, CSLL, PIS, COFINS e outros) são simplificados e mais fáceis de pagar. Porém, nem todas as pessoas jurídicas podem optar pelo Simples, pois ele é um sistema especial dedicado a beneficiar apenas as micro e pequenas empresas. Apenas podem participar desse regime empresas que faturem menos que R$ 3.600.000 por ano até 31 de dezembro de 2017 e menos que R$ 4.800.000 a partir de 2018.

Regimes contábeis

Regimes contábeis são os critérios adotados para o registro do valor das despesas e receitas da entidade, para serem apurados em um determinado período contábil. São três os regimes contábeis existentes

Regime de caixa: quando se registra a movimentação pelas datas exatas de recebimento do ativo e pagamento das transações.

Regime de competência: quando se apura a transação pela data em que a movimentação foi gerada, independentemente se seu pagamento ou recebimento já foi efetivamente realizado.

Regime misto: utiliza do regime de competência para registrar suas contas com despesas e do regime de caixa para contabilizar as receitas para apuração do resultado.

Com o alinhamento da legislação brasileira às Normas Internacionais de Contabilidade (IFRS), hoje em dia entende-se que tanto a receita quanto a despesa devem seguir sempre o regime de competência. Já o regime misto é o modelo adotado para o setor público brasileiro, por possibilitar a conservação das receitas e a postergação das despesas.

A contabilidade é a linguagem dos negócios

É principalmente por meio dela que são traçadas metas, avaliados desempenhos e mensurados resultados dentro de um negócio.

Por isso, conhecer bem os recursos que guia básico de contabilidade para não contadores oferece beneficia a vida de qualquer profissional, facilitando sua tomada de decisões sobre investimentos, desenvolvimento de produtos, campanhas de vendas e diversas outras ações que ajudam a alavancar uma empresa.

Nos dias atuais, quando se faz cada vez mais necessário o constante aperfeiçoamento para enfrentar a concorrência do mercado, o bom profissional tem sempre que se qualificar e compreender não só sobre sua área de atuação, mas sim de todo o negócio da empresa. Por isso, entender mais sobre contabilidade com o guia básico de contabilidade para não contadores é essencial, não só para quem trabalha diretamente na área, mas sim por todos os profissionais envolvidos no negócio.

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